Aussi appelée compliance, la conformité consiste pour les entreprises à déployer des procédures préventives lui permettant d'éviter de s'exposer à des risques liés au non-respect de la réglementation qui lui est applicable.
En tant que donneur d’ordre, le groupe La Poste doit s’assurer que ses fournisseurs respectent ces réglementations tout au long de la relation contractuelle. La conformité fournisseur est donc l’ensemble des procédures mises en œuvre par la direction des achats du groupe pour s’assurer qu’un fournisseur respecte les réglementations qui lui sont applicables, afin d’éviter tout risque lié à leur non-respect.
La conformité fournisseur se compose de plusieurs champs de conformité différents, chacun régi par une réglementation spécifique :
Les sanctions internationales et embargos
La lutte contre la corruption
Le RGPD
La lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme
Le devoir de vigilance
La conformité documentaire, comprenant le respect de l’obligation de vigilance
Comment cela se décline niveau du groupe ?
La direction des achats du groupe s’est dotée d’un corpus spécifique à la conformité fournisseur. Son objectif est d’énoncer la base commune des valeurs, des engagements et des règles qui régissent l’action quotidienne de tous les acteurs liés aux achats.
Ainsi, 3 textes composent le socle de la conformité fournisseur :
La politique conformité achat La Poste SA [télécharger]
La charte achats responsables et éthiques du groupe La Poste [télécharger]
L’engagement responsable et éthique de la filière achats du groupe La Poste [télécharger]
La conformité fournisseur se traduit aussi dans la documentation contractuelle que le fournisseur signe pour rentrer en relation commercial avec le groupe La Poste. A ce titre, peut-être mentionnées :
Les clauses contractuelles spécifiques liées à la prestation délivrée
Les Conditions Générales d’Achat (CGA) – article 7, 27, 28, 29 et 33
Nos projets
La direction des achats du groupe vient de lancer le pilote de son projet « e-Conformité fournisseurs » pour répondre à son objectif de sécurisation des risques liés à la conformité des fournisseurs.
Solution novatrice sur le marché, elle permet de contrôler et d’évaluer un fournisseur sur l’ensemble des champs de conformité, d’identifier l’existence d’un risque et son niveau de gravité, et d’accompagner le fournisseur au travers d’un plan d’action pour une mise en conformité de la relation.
Ethique et conformité, un même objectif
La direction des achats du groupe a fait de la conformité fournisseur l’un de ses enjeux principaux, mais elle entend aussi garantir une parfaite éthique des pratiques de chacun dans la mise en œuvre de l’ensemble de ses processus achats.
Dans cet objectif, la direction des achats du groupe s’engage à :
1. Respecter les règles et les procédures
Les acteurs parties prenantes à l’acte d’achat s’engagent à contribuer avec l’acheteur au strict respect des règles et de l’éthique en matière d’achats. Cela se traduit par l’application des textes réglementaires régissant les achats de La Poste (Directives européennes).
2. Assurer la traçabilité des actes d’achats
Le SI Achats du groupe La Poste permet de disposer d’une traçabilité en temps réel du déroulé du processus des dossiers achats.
3. Engagement vis à vis des fournisseurs
La sélection et l’évaluation des fournisseurs est réalisée à l’aide de critères prédéfinis et explicites. La Poste s’engage à respecter le caractère confidentiel des informations communiquées par les fournisseurs.
Le groupe La Poste s’est engagé dans une démarche éthique organisée. Il a également mis en place une politique de prévention de la corruption et pour ce faire, a défini des règles pour ses collaborateurs.
Plusieurs documents composent le kit Anticorruption diffusé par le groupe :
Le code éthique et anticorruption [télécharger]
Le mémo anticorruption [télécharger]
La politique « Cadeaux et invitations » [télécharger] et son mode d’emploi [télécharger]
Les pratiques préconisées s’appliquent dans la relation avec les différents partenaires du groupe.
