La Seine-Maritime dématérialise les demandes de subventions avec Docaposte
Depuis plus de dix ans, la Seine-Maritime s’impose comme pionnière en matière de dématérialisation.
"Tout a commencé en 2014 lorsque nous avons voulu dématérialiser un premier service, débute Valérie Mestré, cheffe de projet à la direction transformation du numérique et de l’innovation au conseil départemental. C’était une première pour le département et le délai était très court. Nous avons alors rencontré l’équipe de Softeam (filiale conseil et services de Docaposte). En trois mois, nous avons pu livrer deux premiers téléservices : l’aide aux sports à destination des clubs et le Pass’Sport 76."
3 000 demandes dématérialisés effectuées depuis 2023
Avant, il fallait systématiquement déposer un dossier papier. Aujourd’hui, les agents des collectivités peuvent directement se connecter depuis le site institutionnel de notre département. Ce nouvel outil de gestion de la relation usager offre de multiples fonctionnalités : dépôt de pièces, dialogue entre le demandeur et les services départementaux ou encore suivi de l’avancement des demandes.
Valérie Mestré
Cheffe de projet à la direction transformation du numérique et de l’innovation au conseil départemental
En 2022, la collectivité a ensuite engagé la simplification de la gestion des subventions accordées aux communes. "Le choix du guichet numérique e-Citiz de Docaposte s’est imposé naturellement, confie Valérie Mestré. Grâce à e-Citiz de Docaposte, nous avons pu déployer un portail en ligne afin de dématérialiser les demandes de subventions de la part des collectivités sur des projets tels que la construction d’une bibliothèque ou encore la mise à disposition d’un défibrillateur et d’un nouvel équipement sportif. Cette solution de dématérialisation des processus métier répondait à 100 % à notre cahier des charges. "
Depuis l’ouverture de ce portail, en 2023, les dossiers affluent avec plus de 3 000 demandes dématérialisées à date. "Nous avons définitivement mis fin aux dossiers papier depuis ce mois de janvier, complète la cheffe de service. Les communes apprécient particulièrement la visibilité sur leurs demandes et la fluidité des échanges via la plateforme. Côté agents, c’est aussi un gain de temps et de transparence : il est possible de suivre toutes les demandes en temps réel et l’outil est intégré à notre logiciel financier, ce qui facilite le suivi jusqu’au paiement."
De nouveaux projets à venir avec Docaposte
D’autres projets entre la collectivité et Docaposte sont à l’étude. "Nous travaillons déjà sur la suite, confirme Valérie Mestré. Après les demandes de subventions, nous allons déployer un portail pour les associations, puis pour le grand public, afin de couvrir plus de 200 dispositifs d’aides. Il est aussi question d’ouvrir dans le portail un espace sur les aides à l’habitat et au logement."